Deine Daten. Klar erklärt.

Verantwortlicher & Geltungsbereich

Diese Hinweise informieren nach Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten in „Meine BSV App“, erreichbar unter bsv-buer-buelse-app.de. Sie gelten auch, wenn du die Web-App auf deinem Startbildschirm installierst.

Der Verein wird durch Daniel Schlaegel, Kerstin Zienc und Thorsten Zienc vertreten. Weitere Angaben stehen im Impressum. Datenschutzanliegen kannst du an den oben genannten Vereinskontakt richten – auch ohne App-Konto.

Die separate WordPress-Vereinshomepage und externe Dienste haben eigene Datenschutzhinweise. Die App verwendet eine eigene Vereinsanmeldung.

Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung, Mitgliedschaft und freigegebenem Bereich betrifft dies:

• Konto und Profil: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, geschützter Passwortnachweis, Kontostatus, Rollen und Abteilungen sowie freiwillige Profilangaben, etwa Foto, Telefon und „Über mich“.
• Vereinsverwaltung: Mitgliedsnummer, Geburts- und Eintrittsdaten, gegebenenfalls Austrittsdaten, Kontaktdaten, Funktionen, Dienstgrade, Beförderungen, Ehrungen, Ausbildungs- und Verwaltungsvorgänge.
• Zusammenarbeit: Termine, Zu- und Absagen, Anwesenheiten, Aufgaben, Abstimmungen, Ausbildungs- und Instrumentenzuordnungen sowie Nachrichten, Anhänge, Dokumente und zugehörige Bearbeitungs- oder Lesestände.
• Betrieb und Sicherheit: Sitzungskennungen, technische Verbindungsdaten, Zugriffs- und Fehlerdaten, sicherheitsbezogene Prüfdaten sowie Protokolle wichtiger Verwaltungsänderungen mit handelnder Person, Zeitpunkt und betroffenem Vorgang.
• Datenschutzanliegen: deine Anfrage, Bearbeitungsstand, zugehörige Angaben und Antworten.

Die Angaben stammen von dir, zuständigen Vereinsverantwortlichen und den vorhandenen Vereinsbeständen, insbesondere den bisherigen Bereichen Tradition, Königshaus und Spielmannszug. Bei aktivierter Campai-Anbindung können Mitgliederdaten aus der dortigen Vereinsverwaltung hinzukommen. Auch Daten von Mitgliedern ohne App-Konto können für berechtigte Verwaltungszwecke vorhanden sein.

Bitte trage in Freitextfelder und Chats nur erforderliche Informationen ein. Die App ist nicht zur allgemeinen Ablage von Gesundheitsdaten oder anderen besonders geschützten Angaben bestimmt. Dafür wäre eine gesonderte rechtliche und organisatorische Grundlage erforderlich.

Zwecke & Rechtsgrundlagen

• Mitgliedschaft und angeforderte Kontofunktionen: Soweit die Verarbeitung für die Durchführung der Mitgliedschaft oder die von dir angeforderte Nutzung erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Dazu gehören die Zuordnung deines Kontos und die Bearbeitung mitgliedschaftsbezogener Vorgänge.
• Vereinsorganisation und interne Zusammenarbeit: Soweit nicht bereits die Mitgliedschaft maßgeblich ist, stützen wir notwendige Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind eine verlässliche Termin- und Aufgabenorganisation, die Kommunikation in zuständigen Gruppen und nachvollziehbare Verwaltungsabläufe. Dabei berücksichtigen wir die Interessen und Rechte der betroffenen Personen und begrenzen die Zugriffe nach Zuständigkeit.
• Bereitstellung und Absicherung: Technischer Betrieb, Missbrauchsschutz, Fehlerbehebung und Sicherheitsprotokollierung erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind ein verfügbarer Dienst und der Schutz von Konten und Vereinsdaten.
• Gesetzliche Pflichten: Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, insbesondere zur Bearbeitung von Betroffenenrechten nach Art. 12 bis 22 DSGVO und für einschlägige gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
• Einwilligungen: Für Verarbeitungen, die eine Einwilligung erfordern, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine solche Einwilligung wird gesondert eingeholt. Das Lesen dieser Erklärung oder die Registrierung allein ist keine pauschale Einwilligung.

Für die Registrierung sind Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich. Ohne diese Angaben können wir kein persönliches Konto bereitstellen. Eine Registrierung verleiht keine erhöhten Vereinsrechte; eine berechtigte Person prüft den Zugang. Freiwillige Profilangaben sind für die grundlegende Nutzung nicht erforderlich.

Es finden in den App-Funktionen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Freigaben und Vereinsentscheidungen erfolgen durch zuständige Personen.

Wer deine Daten sehen kann

Vereinsdaten werden nach Rollen, Organisationseinheiten und konkreten Berechtigungen freigegeben. Normale Mitglieder erhalten keinen allgemeinen Zugang zu vertraulichen Verwaltungsakten. Interne Termine, Nachrichten und Dokumente sind auf die jeweils berechtigten Personen oder Gruppen beschränkt.

Empfänger können zuständige Vereinsverantwortliche, berechtigte Mitglieder und Gesprächsteilnehmer sowie mit der technischen Betreuung beauftragte Personen sein. Technische Administrationsrechte können einen weitergehenden Zugriff ermöglichen und dürfen nur für berechtigte Aufgaben genutzt werden. Gesetzlich erforderliche Offenlegungen an Behörden oder zur Rechtsverfolgung bleiben möglich.

Unter Mein Profil → Datenschutz & Darstellung kannst du die Freigabe von Profilbild und Profiltext sowie Lesebestätigungen, Nachrichtenvorschauen und Festtagsdarstellung einstellen. Kontaktfreigabe und Online-Status findest du bei deinen persönlichen Angaben. Eine Änderung der Sichtbarkeit löscht keine erforderlichen Verwaltungsdaten und entfernt keine bereits durch andere Personen erstellten Kopien.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Neu angelegte, ausdrücklich als „Ende-zu-Ende-verschlüsselt“ gekennzeichnete Gespräche verschlüsseln Nachrichten sowie ihre dort angehängten Dateien, Dateinamen und Dateischlüssel auf den Teilnehmergeräten. Auf dem Server wird dabei verschlüsselter Inhalt gespeichert. Bisherige Fachbereichs-Chats, ältere Nachrichten, Dokumente und sonstige Verwaltungsdaten sind von dieser Funktion nicht erfasst. Die Einführung erfolgt zunächst für Gespräche mit ausgewählten Personen. Ein Datei- oder Bildanhang bis 5 MB je Nachricht ist möglich.

Verschlüsselte Gespräche & deine Schlüssel

Für die verschlüsselten Gespräche erhält jeder Browser eine eigene Geräteidentität. Neue Empfängergeräte müssen anhand ihrer öffentlichen Sicherheitsnummer bestätigt werden. Die privaten Chat-Schlüssel und der Gerätezugang werden lokal verschlüsselt gespeichert und mit deinem persönlichen Sicherheitsschlüssel geöffnet. Der persönliche Sicherheitsschlüssel wird nicht an den Verein übertragen. Nach 15 Minuten ohne eigene Schlüsselaktion oder beim Verlassen des Nachrichtenbereichs wird der Zugriff auf diesem Gerät gesperrt.

Unter Nachrichten → Geräte & Schlüssel kannst du eine verschlüsselte Sicherung der auf deinem Gerät vorhandenen Nachrichtenschlüssel herunterladen und später importieren. Für die Wiederherstellung sind die Sicherungsdatei und der zugehörige Sicherheitsschlüssel nötig. Ein Zurücksetzen des Vereins-Passworts ersetzt diese Schlüssel nicht. Neue Geräte erhalten alte Nachrichtenschlüssel nicht automatisch. Ohne passende Schlüssel kann ein alter Verlauf dauerhaft unlesbar bleiben.

Gesprächstitel, Teilnehmerzuordnungen, Gerätekennungen und Gerätenamen, öffentliche Schlüssel, Zeitpunkte und Zustellinformationen bleiben für den technischen Betrieb auf dem Server sichtbar. Nachrichtenvorschauen enthalten dort keinen entschlüsselten Text. Gerätezugänge werden serverseitig nur als geschützter Nachweis gespeichert. Noch nicht bestätigte Sendeversuche und ihre bereits verschlüsselten Dateidaten werden zusätzlich lokal verschlüsselt vorgehalten, damit ein erneuter Versuch keine unbeabsichtigte doppelte Nachricht erzeugt.

Verschlüsselte Anhänge werden in der vorhandenen Dateiablage gespeichert. Dateigröße, Zuordnung zum Gespräch, Zeitpunkt und technische Prüfsummen bleiben für den Betrieb sichtbar. Die App entschlüsselt eine Datei erst auf deine Anforderung und prüft dabei ihre Unversehrtheit. Weil der Server den Dateiinhalt nicht lesen kann, findet dort keine Inhalts- oder Virenprüfung statt. Heruntergeladene Dateien liegen außerhalb des App-Schutzes; ursprüngliche Dateiinformationen, etwa Bild-Metadaten, bleiben Bestandteil des Anhangs. Nicht veröffentlichte Uploads laufen nach 24 Stunden ab und werden bei nachfolgenden Uploads derselben Person nach einer zusätzlichen Wartezeit bereinigt. Bereits veröffentlichte Anhänge bleiben dem Gespräch zugeordnet.

Du kannst verlorene Geräte sperren. Bereits gelesene oder von Teilnehmern gespeicherte Kopien können dadurch nicht zurückgeholt werden. Administrative Kontorechte liefern keine Entschlüsselungsschlüssel. Die Verschlüsselung schützt jedoch nicht gegen ein kompromittiertes Endgerät oder manipulierten Anwendungscode. Öffentlich sichtbare Sicherheitsnummern sind von deinem geheimen persönlichen Sicherheitsschlüssel zu unterscheiden.

Hosting, Dienstleister & Ausland

Die App wird durch externe Webhosting- und Cloud-Infrastruktur-Dienstleister bereitgestellt. Zu den Empfängerkategorien gehören Anbieter für Hosting, Datenbankbetrieb, Dateiablage, technische Auslieferung und Support sowie deren hierfür eingesetzte Unterauftragnehmer. Cloudflare stellt Infrastruktur für Auslieferung, Datenbank und Dateiablage bereit. Die Domain wird über IONOS verwaltet.

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Status- und Fehlerdaten verarbeitet. Im Rahmen des Hostings werden außerdem die in der App gespeicherten Konto- und Mitgliederdaten, Kommunikationsinhalte und Dateien verarbeitet. Die beteiligten Dienstleister können für Betrieb, Sicherheit und Support im erforderlichen Umfang Zugriff auf diese Daten erhalten.

Informationen zu den konkret beteiligten Empfängern, ihren Verarbeitungsaufgaben und den Vereinbarungen zur Verarbeitung im Auftrag erhältst du über den Vereinskontakt.

Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist möglich. Eine ausschließliche Speicherung in Deutschland oder der EU wird nicht zugesichert. Für entsprechende Übermittlungen sieht der Hosting-Anbieter insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln vor. Informationen zu den konkret angewendeten Garantien sowie eine Kopie beziehungsweise Fundstelle erhältst du über den Vereinskontakt.

Cookies & Speicherung auf deinem Gerät

Im Anwendungscode sind keine Werbe- oder Analyse-Tracker eingebunden. Die App verwendet folgende lokale Speicherfunktionen:

Anmelde-Cookie „__Host-bsv_session“

Hält deine Anmeldung aufrecht, ist nur über HTTPS übertragbar und nicht durch Seitenskripte lesbar. Die Laufzeit beträgt bis zu sieben Tage; bei Abmeldung wird es entfernt. Ohne dieses Cookie ist die geschützte Anmeldung nicht möglich.

Darstellung „bsv-theme“

Speichert deine ausdrücklich gewählte helle, dunkle oder automatische Darstellung im lokalen Browserspeicher, bis du die Auswahl änderst oder den Browserspeicher löschst.

Offline-Hinweis der Web-App

Ein Service Worker hält eine allgemeine Offline-Hinweisseite vor. Er legt keine Mitgliederakten, Chats oder API-Antworten als Offline-Kopie ab. Du kannst diese Speicherung über die Website-Daten deines Browsers entfernen.

Die hierfür erforderlichen Zugriffe dienen der Anmeldung, der von dir gewählten Darstellung und der Bereitstellung der angeforderten App-Funktionen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Für zusätzliche, nicht erforderliche Speicher- oder Trackingfunktionen wäre vor ihrem Einsatz eine gesonderte Einwilligung einzuholen. Personenbezogene Daten werden daneben nur auf den oben erläuterten DSGVO-Grundlagen verarbeitet.

Gemeinsame Vereinsdaten und Kontoeinstellungen werden zentral gespeichert, nicht ausschließlich in deinem Browser. Auf einem gemeinsam genutzten Gerät solltest du dich nach der Nutzung abmelden.

Kalenderexport & Benachrichtigungen

Du kannst berechtigte Termine als Kalenderdatei (ICS) exportieren und zum Beispiel in Apple Kalender oder einen Kalender auf Android importieren. Ein Export enthält Termintitel, Zeiten und technische Terminangaben; Ort und Beschreibung können zusätzlich ausgewählt werden. Prüfe vor dem Export, welche Informationen dein privater Kalender übernehmen soll.

Der angebotene Google-Kalender-Link übermittelt die ausgewählten Terminangaben erst durch deinen Aufruf an Google. Bei einer Kalenderdatei hängt eine Weitergabe an Apple, Google oder einen anderen Anbieter von deinem gewählten Kalender und dessen Synchronisierung ab. Für diese Verarbeitung gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Exportierte Kopien werden durch spätere Änderungen oder den Entzug von App-Rechten nicht automatisch entfernt.

Mitteilungen und neue Nachrichten erscheinen innerhalb der App. Eine allgemein aktivierte, verlässlich verfügbare Geräte-Pushzustellung wird derzeit nicht angeboten. Vor einer späteren Aktivierung werden die verwendeten Pushdienste und deren Datenverarbeitung erläutert; die erforderliche Gerätefreigabe wird gesondert angefragt.

Vorbereitete Campai-Anbindung

Die Anbindung an die Vereinsverwaltung von campai GmbH, Schönhauser Allee 163, 10435 Berlin, ist für einen lesenden Abgleich vorbereitet. Sie verarbeitet erst dann Daten, wenn die Verbindung durch die berechtigte Administration eingerichtet und ein Abruf ausgelöst wird.

Verglichen werden, soweit vorhanden, Mitgliedsnummer, Name, Geburts-, Eintritts- und Austrittsdaten, E-Mail, Telefon, Anschrift und Abteilungsangaben. Zweck ist die Prüfung von Zuordnungen und abweichenden Mitgliederdaten auf Grundlage der oben beschriebenen Vereinsverwaltung. Die vom Campai-Dienst zurückgelieferten Datensätze können weitere Felder enthalten; der App-Server begrenzt die Anzeige auf die für den Abgleich vorgesehenen Felder.

Die Vorschau wird nicht als automatischer Import gespeichert. Sie verändert keine Daten in Campai und legt keine Benutzerkonten an. Der Zugriffsschlüssel wird serverseitig verschlüsselt verwahrt und nicht als Bestandteil der App an Mitglieder ausgegeben. Die Speicherung eines Abgleichergebnisses oder ein späterer schreibender Abgleich würde eine gesonderte Umsetzung und angepasste Information erfordern.

Weitere Informationen: Datenschutz bei campai.

Wie lange Daten gespeichert werden

Maßgeblich ist, wie lange die jeweiligen Daten für ihren Zweck benötigt werden. Danach sind sie zu löschen oder zu anonymisieren, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein überwiegender berechtigter Grund entgegensteht. Eine Kontosperre oder Archivierung ist noch keine Löschung.

• Anmeldung: Sitzungen sind höchstens sieben Tage gültig. Abmeldung beziehungsweise ein Passwortwechsel kann sie vorher beenden. Abgelaufene Sitzungsdatensätze werden bei nachfolgenden Anmeldevorgängen bereinigt. Administrative Einmalcodes sind höchstens eine Stunde gültig.
• Missbrauchsschutz: Die app-eigenen Begrenzungen von Anmelde- und Wiederherstellungsversuchen arbeiten mit Zeitfenstern von 15 Minuten bis 24 Stunden. Abgelaufene Zähler werden bei nachfolgenden Prüfungen bereinigt. Dies ist keine allgemeine Löschfrist für die Protokolle des Hosting-Anbieters.
• Konto und Mitgliederverwaltung: Die Dauer richtet sich nach aktiver Nutzung, Mitgliedschaft und dem erforderlichen Nachweis von Mitgliedschafts- und Verwaltungsvorgängen. Nach Ende der Nutzung oder Mitgliedschaft wird geprüft, welche Angaben entfallen können und welche wegen gesetzlicher Pflichten oder noch offener Ansprüche benötigt werden.
• Nachrichten, Termine, Aufgaben und Dateien: Maßgeblich sind die Bearbeitung des Vorgangs, die erforderliche vereinsinterne Dokumentation und die Rechte anderer Beteiligter. Diese Inhalte haben derzeit keine durchgängig automatische Löschfrist; notwendige Löschungen sind durch berechtigte Verantwortliche zu veranlassen.
• Datenschutzanfragen und Änderungsprotokolle: Sie werden für die Bearbeitung und den erforderlichen Nachweis der ordnungsgemäßen Bearbeitung beziehungsweise zur Aufklärung von Sicherheits- und Verwaltungsvorgängen benötigt. Eine weitere Speicherung ist auf die dafür erforderliche Dauer zu begrenzen.

Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen können nach Wegfall des ursprünglichen Zwecks für andere Nutzungen gesperrt bleiben. Sicherungen und technische Providerprotokolle unterliegen gesonderten Betriebs- und Löschzyklen; ihre sofortige Entfernung durch einen Profilschalter wird nicht zugesichert. Zum konkreten Datenbestand und seiner Speicherdauer gibt der Verein auf Anfrage Auskunft.

Jugendliche & freiwillige Angaben

Bei Daten von Kindern und Jugendlichen sind Sichtbarkeit, Zuständigkeiten und erforderliche Einwilligungen besonders sorgfältig zu prüfen. Vertretungsberechtigte Eltern oder Sorgeberechtigte können sich dazu direkt an den Verein wenden. Sie erhalten dadurch nicht automatisch Zugriff auf sämtliche internen Bereiche oder auf Daten anderer Mitglieder.

Diese App ist nicht als frei zugängliches Angebot für Kinder zur eigenständigen Registrierung vorgesehen. Jugend- oder Elternzugänge sind vor einer Einrichtung unter Berücksichtigung der anwendbaren Alters-, Einwilligungs- und Plattformbedingungen zu prüfen. Bitte veröffentliche Bilder oder Informationen über andere Personen nur, wenn du dazu berechtigt bist.

Deine Rechte & Widerspruch

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du folgende Rechte:

• Auskunft und Kopie deiner personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17 und 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit bei entsprechend anwendbaren Verarbeitungen (Art. 20 DSGVO);
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit für die Zukunft, ohne die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung zu berühren (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Nutze Mein Profil → Datenschutz & Darstellung → Deine Daten & Anliegen oder schreibe an info@bsv-buer-buelse.de. Eine Anmeldung ist für Anfragen per E-Mail oder Post nicht erforderlich. Die dort angebotene Kontodaten-Kopie umfasst nicht automatisch sämtliche Vereinsakten; eine umfassende Auskunft kannst du gesondert anfordern.

Zur Bearbeitung kann eine angemessene Prüfung deiner Identität erforderlich sein. Eine Rückmeldung erfolgt grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang; eine gesetzlich zulässige Verlängerung wird begründet mitgeteilt. Löschanfragen werden unter Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten und Rechten anderer Personen geprüft.

Beschwerde & Änderungen

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für Nordrhein-Westfalen erreichst du die Aufsicht hier:

Bei Änderungen der App oder ihrer Datenverarbeitung passen wir diese Hinweise an. Die jeweils aktuelle Fassung bleibt ohne Anmeldung verfügbar. Erforderliche zusätzliche Informationen oder Einwilligungen werden nicht durch eine bloße Änderung dieses Textes ersetzt.